Opis
System EKN umożliwia prowadzenie „Pocztowej Książki Nadawczej” w komputerze, czyli umożliwia zapisanie informacji o nadawanych przesyłkach pocztowych (Imię i nazwisko odbiorcy, adres, itp.) w formie elektronicznej. Użytkownik (Nadawca) rejestruje przesyłki w systemie EKN, a następnie dane te, w postaci elektronicznej i w ustalony sposób (np. dyskietka, pamięć flash, e-mail), przekazuje do placówki pocztowej. Placówka Poczty Polskiej przyjmuje i sprawdza dostarczone przesyłki, wylicza opłatę, generuje potwierdzenie przyjęcia przesyłek do nadania (drukuje PKN w postaci papierowej – wymóg ustawowy i generuje zwrotny plik eksportu dla klienta). W tym pliku, dla każdej przesyłki znajduje się informacja o dacie nadania przesyłki oraz kwocie opłaty za jej nadanie. Dzięki temu klient uzyskuje informację m.in. o kosztach nadania przesyłek.
W celu usprawnienia procesu nadawania przesyłek użytkownik systemu EKN może podpisać stosowną umowę z Pocztą Polską na nadawanie przesyłek. Korzyścią dla niego jest bezgotówkowe rozliczenie w momencie nadawania i jedna faktura zbiorcza na koniec okresu rozliczeniowego wraz z możliwością uzyskania opustu. Użytkownik systemu EKN nieposiadający umowy może również dostarczać dane o przesyłkach pocztowych w postaci elektronicznej, jednakże każdorazowo zobowiązany jest uiścić opłatę za każdą nadaną przesyłkę.
Rys. Koncepcja nadawania przesyłek z wykorzystaniem systemu EKN