Szybki start
1. Wstęp
2. Logowanie do systemu EKN
3. Definiowanie użytkownika systemu
3.1. Prezentowanie listy użytkowników systemu
3.2. Dodanie nowego użytkownika systemu
3.3. Modyfikowanie danych użytkownika systemu
3.4. Usunięcie danych użytkownika systemu
3.5. Modyfikacja paska ikon przypisanych do użytkownika systemu
4. Definiowanie parametrów systemu
4.1. Definiowanie parametrów „Dane nadawcy”
4.2. Definiowanie parametrów „Blankiet wpłaty"
5. Definiowanie drukarki domyślnej
6. Definiowanie umowy
6.1. Prezentowanie listy umów
6.2. Dodanie nowej umowy
6.3. Przypisanie rodzaju przesyłki do umowy
6.4. Definiowanie nowych zakresów numerów nadania
6.5. Modyfikowanie umowy
6.5.1. Szczegóły umowy
6.5.2. Przesyłki przypisane do umowy
6.5.3. Zakresy numerów nadania przypisanych do rodzaju przesyłki
6.6. Usunięcie umowy
7. Definiowanie adresata przesyłki
7.1. Prezentowanie listy adresatów przesyłki
7.2. Dodanie nowego adresata przesyłki
7.3. Dodanie nowego adresata na podstawie skopiowanej zawartości schowka
7.4. Modyfikowanie danych istniejącego adresata przesyłki
7.5. Usunięcie danych istniejącego adresata przesyłki
8. Definiowanie przesyłki pocztowej
8.1. Utworzenie zbioru przesyłek
8.2. Tworzenie przesyłek różnego rodzaju
8.3. Dodanie przesyłki do istniejącego zbioru przesyłek
8.4. Tworzenie przesyłek nadawanych na podstawie umowy
8.5. Modyfikowanie utworzonej przesyłki
8.6. Usunięcie utworzonej przesyłki
8.7. Usunięcie zbioru przesyłek
9. Generowanie wydruków dla przesyłek
9.1. Pocztowa Książka Nadawcza
9.2. Adres pomocniczy paczki pocztowej
9.3. Adres pomocniczy przesyłki pobraniowej
9.4. Adres pomocniczy E-PRZESYŁKI
9.5. Blankiet wpłaty kwoty pobrania
9.6. Nadruk na kopercie
9.7. Nalepka adresowa
10. Elektroniczna wymiana informacji o przesyłce
10.1. Utworzenie pliku przesyłek do nadania
10.2. Zaimportowanie pliku przesyłek nadanych
1. Wstęp
Dokument ten powstał w celu dostarczenia użytkownikom systemu EKN skróconej instrukcji obsługi, opisującej podstawowe funkcjonalności systemu EKN. Dokument ten nie jest wyczerpującą instrukcją obsługi systemu EKN. Umożliwi on szybsze poznanie podstawowych funkcjonalności systemu EKN i przyspieszenie momentu rozpoczęcia jego wykorzystywania. W celu dokładnego poznania funkcjonalności systemu należy odwołać się do kompletnej instrukcji obsługi właściwej wersji systemu EKN.
Zapoznając się z tym dokumentem, użytkownik nabywa podstawowej wiedzy na temat funkcjonowania systemu EKN, co umożliwi korzystanie z zalet systemu już od pierwszych chwil po jego zainstalowaniu.
Dokument ten został utrzymany w konwencji opisu czynności, jakie użytkownik może wykonać za pomocą systemu EKN.
Pełne posługiwanie się systemem wymaga od użytkownika przeprowadzenia podstawowych czynności konfiguracyjnych (definiowanie użytkowników systemu, definiowanie parametrów systemu, definiowanie domyślnej drukarki). Po ich wykonaniu możliwe jest już korzystanie
z głównych funkcjonalności systemu EKN (definiowanie umów, definiowanie adresatów systemu, definiowanie przesyłek, generowanie wydruków, elektroniczna wymiana informacji o przesyłkach).
2. Logowanie do systemu EKN
Przy pierwszym uruchomieniu systemu, dostęp do funkcjonalności uzyskać można wykorzystując dane użytkownika systemowego:
• Login – Admin
• Hasło – Admin
Rys. 1. Logowanie do systemu.
Uwaga
Zalecane jest dokonanie zmiany hasła dla tego użytkownika (patrz rozdział 3.3).
3. Definiowanie użytkownika systemu
Każdy użytkownik systemu EKN ma przydzieloną jedną rolę systemową: REJESTRATOR lub ADMINISTRATOR. Przydzielenie roli systemowej wpływa na ograniczenie dostępu
do funkcji menu głównego.
Rysunek 2. Funkcjonalności dostępne dla ADMINISTRATORA.
Rysunek 3. Funkcjonalności dostępne dla REJESTRATORA.
Rola systemowa zapewnia użytkownikowi dostęp do funkcjonalności systemu, które są dla niego dedykowane:
• Administrator – uprawnienia do obsługi wszystkich funkcji EKN, w tym także administracyjnych i wymiany danych;
• Rejestrator – uprawnienia tylko do rejestracji zbiorów nadawanych przesyłek oraz wykonywania wydruków.
3.1. Prezentowanie listy użytkowników systemu
1. W celu wyświetlenia listy użytkowników systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Użytkownicy
2. Zaprezentowana zostanie lista aktualnych użytkowników systemu.
Rysunek 4. Lista użytkowników systemu.
3.2. Dodanie nowego użytkownika systemu
1. W celu dodania nowego użytkownika systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Użytkownicy
2. Zaprezentowana zostanie lista aktualnych użytkowników systemu.
3. Wybór przycisku <Dodaj> powoduje prezentację formatki „Definicja użytkownika”,
która umożliwia wprowadzenie danych użytkownika systemu.
Rysunek 5. Formatka definicji nowego użytkownika systemu.
4. Tworząc nowego użytkownika należy wprowadzić: imię, nazwisko, rolę, login, hasło.
5. Akceptacja czynności dodania nowego użytkownika systemu odbywa się poprzez wybór przycisku <Akceptuj>.
Uwaga
Pole „Zawieszony” określa, czy Użytkownik jest tymczasowo zawieszony, czyli pozbawiony dostępu do systemu. Pole „Czy zalogowany” jest informacją o tym, czy dany użytkownik
jest w danej chwili zalogowany do systemu.
3.3. Modyfikowanie danych użytkownika systemu
1. W celu edycji danych istniejącego użytkownika systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Użytkownicy
2. Zaprezentowana zostanie lista aktualnych użytkowników systemu.
3. Należy wskazać tego użytkownika, którego dane będą podlegały edycji.
4. Wybór przycisku <Edytuj> powoduje prezentację formatki „Definicja użytkownika”.
Jest ona wypełniona danymi wcześniej wybranego użytkownika systemu i z poziomu
tej formatki możliwe jest wprowadzenie zmian w danych użytkownika systemu.
Rysunek 6. Edycja danych użytkownika systemu.
5. Zapisanie zmienionych danych użytkownika systemu odbywa się poprzez wybór przycisku <Akceptuj>.
3.4. Usunięcie danych użytkownika systemu
1. W celu usunięcia danych istniejącego użytkownika systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Użytkownicy
2. Zaprezentowana zostanie lista aktualnych użytkowników systemu.
3. Należy wskazać tego użytkownika, którego dane będą podlegały usunięciu.
4. Wybór przycisku <Usuń> prezentuje komunikat z pytaniem o usunięcie wybranego użytkownika.
Rysunek 7. Pytanie wymagające odpowiedzi użytkownika.
5. Potwierdzenie usunięcia danych wcześniej wybranego użytkownika systemu odbywa się poprzez wybór przycisku <Tak>.
Uwaga
Nie jest możliwe usunięcie użytkownika systemowego.
3.5. Modyfikacja paska ikon przypisanych do użytkownika systemu
1. W celu zmodyfikowania paska ikon przypisanych do istniejącego użytkownika systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Użytkownicy
2. Zaprezentowana zostanie lista aktualnych użytkowników systemu.
3. Należy wskazać tego użytkownika, dla którego przeprowadzona zostanie modyfikacja przypisanych ikon.
4. Wybór przycisku <Paski narzędzi> prezentuje formatkę „Definiowanie pasków narzędziowych”.
Rysunek 8. Definiowanie pasków narzędziowych.
5. Czynności modyfikacji paska ikon przeprowadza się poprzez przełączanie między dostępnymi zakładkami oraz zaznaczając lub odznaczając pola wyboru znajdujące się przy ikonach.
6. Wybór przycisku <Akceptuj> zamyka wyświetloną formatkę i system zapamiętuje, które z ikon paska narzędziowego mają być widoczne dla wybranego użytkownika systemu.
4. Definiowanie parametrów systemu
Funkcjonalność definiowania parametrów systemu dedykowana jest użytkownikowi, któremu przypisano rolę systemową ADMINISTRATOR. W celu wywołania funkcjonalności definiowania parametrów systemu należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Parametry systemu
Zaprezentowana zostanie formatka „Parametry systemu” składająca się z kilku zakładek, grupujących podobne funkcjonalności. W celu szybkiego rozpoczęcia pracy wskazane jest przeprowadzenie edycji danych w zakładce „Dane nadawcy”.
Pozostałe zakładki, jakkolwiek odpowiadająca za ważne funkcje systemu, mogą być edytowane w późniejszym okresie czasu.
4.1. Definiowanie parametrów „Dane nadawcy”
1. W celu edycji danych nadawcy należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Parametry systemu
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Parametry systemu” z domyślnie otwartą zakładką „Dane nadawcy”.
Rysunek 9. Formatka „Parametry systemu”, zakładka „Dane nadawcy”.
3. Należy wypełnić następujące pola: Nazwa 1, Nazwa skrócona EKN, Państwo, Ulica,
Nr domu, Kod pocztowy, Miejscowość, NIP.
4. Zapisanie danych nadawcy odbywa się poprzez wybór przycisku <Akceptuj>.
Uwaga
Jeśli tworzone będą przesyłki pobraniowe, wskazane jest zdefiniowanie nr rachunku bankowego. Definiowanie rachunku bankowego umożliwia przycisk <Rachunki bankowe> znajdujący się na zakładce „Dane nadawcy”.
Jeśli tworzone będą E-PRZESYŁKI, wskazane jest zdefiniowanie danych dla generowania potwierdzenia wydania/ zwrotu e-przesyłki. Umożliwia to checkbox o tej samej nazwie, dzięki któremu może określić wartości e-maila i/lub sms.
4.2. Definiowanie parametrów „Blankiet wpłaty"
1. W celu edycji danych wykorzystywanych przy wydrukach blankietu wpłaty należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Parametry systemu
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Parametry systemu” z domyślnie otwartą zakładką „Dane nadawcy”.
3. Należy wybrać zakładkę „Blankiet wpłaty”.
Formatka „Parametry systemu”, zakładka „Blankiet wpłaty”.
4. Wprowadzone wartości pól „Linia 1” i „Linia 2” będą wykorzystywane podczas generowania wydruków blankietu wpłaty na adres pocztowy/ rachunek bankowy podczas tworzenia przesyłki pobraniowej i/ lub e-przesyłki.
5. Zapisanie danych nadawcy odbywa się poprzez wybór przycisku <Akceptuj>.
Uwaga
Wypełnienie tych pól nie jest obowiązkowe.
Tematy pokrewne
• Definiowanie parametrów w zakładce „Konfiguracja katalogów”
• Definiowanie parametrów w zakładce „Parametry stanowiska”
• Definiowanie parametrów w zakładce „Adresaci podobni”
• Definiowanie parametrów w zakładce „Grupowanie wydruków”
5. Definiowanie drukarki domyślnej
Funkcjonalność definiowania parametrów domyślnej drukarki dedykowana jest użytkownikowi, któremu przypisano rolę systemową ADMINISTRATOR.
1. W celu zdefiniowania parametrów drukarki należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Drukarka
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Ustawienia wydruku”.
Rysunek 11. Informacja o wybranej drukarce
3. Informacja o tym, czy jest to drukarka domyślna znajduje się pod listą drukarek
(Czy domyślna? TAK).
4. Wybór przycisku <Właściwości> powoduje prezentację formatki „Ustawienia wydruku” prezentującej szczegółowe informacje dla wybranej drukarki.
Rysunek 11. Szczegóły wybranej drukarki.
5. Formatka ta umożliwia zmianę zaznaczonych parametrów: drukowanie graficzne, drukowanie dwustronne, domyślna.
6. Zapisanie zmienionych danych drukarki domyślnej odbywa się poprzez wybór przycisku <Akceptuj>.
Uwaga
Stosowana drukarka powinna oferować rozdzielczość 600DPI.
Jeśli nie określono, która drukarka ma być drukarką domyślną, system EKN zaprezentuje komunikat, który powinien skłonić użytkownika do określenia drukarki domyślnej.
6. Definiowanie umowy
Funkcjonalność definiowania umowy wpływa na możliwość przypisania rejestrowanej przesyłki do konkretnej umowy (np. list polecony jest nadawany w związku
z umową 125/34, podpisaną 6 września 2009).
Funkcjonalność ta dedykowana jest użytkownikowi, któremu przypisano rolę systemową ADMINISTRATOR. Definiowanie umowy polega na zarejestrowaniu danych umowy,
a następnie określeniu rodzajów przesyłek, które będą nadawane w ramach tej umowy
oraz zakresów numerów nadania, które będą wykorzystywana przez określone przesyłki.
6.1. Prezentowanie listy umów
1. W celu dodania listy umów należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Lista umów” prezentująca listę umów, jakie zostały zdefiniowane w systemie.
Rysunek 12. Lista umów zdefiniowanych w systemie.
3. Wybór przycisku <Zakończ> powoduje zamknięcie wyświetlonej formatki.
6.2. Dodanie nowej umowy
1. W celu dodania nowej umowy należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Lista umów” prezentująca listę umów, jakie zostały zdefiniowane w systemie.
3. Wybór przycisku <Dodaj> powoduje prezentację formatki „Definicja umowy”,
która umożliwia zarejestrowanie w systemie nowej umowy.
Rysunek 13. Formatka definicji nowego użytkownika systemu.
4. Tworząc nową umowę należy wprowadzić wartości pól:
• CRU – numer umowy nadany przez Centralny Rejestr Umów.
• Zawarta z – nazwa jednostki, która zawarła umowę z klientem.
• Umowa domyślna – informacja, czy umowa jest to umową domyślna.
• Nadruk na kopertę – tekst, który zostanie nadrukowany na kopertach.
• Okres obowiązywania umowy – daty obowiązywania umowy od… do…
• Bezterminowo – informacja, że jest to umowa bez określonej daty końca obowiązywania.
5. Wybór przycisku <Akceptuj> powoduje zapisanie danych o nowej umowie w bazie danych systemu.
6. Następną czynnością jest określenie rodzaju przesyłek, które będą nadawane w ramach umowy.
Uwaga
Dostęp do wartości pól idUmowy i idKarty możliwy jest tylko w warunkach aktywnej współpracy systemu EKN i SP2000.
Jeśli taka współpraca jest realizowana, to pola te stają się wymagalne na etapie definiowania umowy.
6.3. Przypisanie rodzaju przesyłki do umowy
1. W celu dodania rodzaju przesyłki do umowy należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Lista umów” prezentująca listę umów, jakie zostały zdefiniowane w systemie.
3. Należy wskazać umowę, dla której dodany zostanie rodzaj przesyłki.
4. Wybór przycisku <Rodzaj przesyłek> powoduje prezentację formatki „Rodzaje przesyłek dla umowy: …”, która umożliwia przypisanie rodzajów przesyłek krajowych
i zagranicznych do tej właśnie umowy.
Rysunek 14. Lista rodzajów przesyłek, jakie można przypisać do umowy.
5. Należy wskazać konkretne rodzaje przesyłek, które mają zostać przypisane do umowy.
6. Przełączanie się między przesyłkami krajowymi i zagranicznymi możliwe jest za pomocą pól znajdujących się u góry formatki.
7. Wybór przycisku <Akceptuj> powoduje przeniesienie wcześniej zaznaczonych rodzajów przesyłek na lewą strona okna, co jest jednoznaczne z przypisaniem ich do umowy.
Rysunek 15. Przesyłki przypisane do umowy znajdują się po lewej stronie formatki.
8. Wybór przycisku <Zakończ> powoduje zamknięcie wyświetlonej formatki „Rodzaje przesyłek dla umowy: …”.
6.4. Definiowanie nowych zakresów numerów nadania
1. W celu dodania zakresu numerów nadania dla rodzaju przesyłki przypisanej do umowy należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Nr nadania
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Zakres numerów” prezentująca listę umów,
jakie zostały zdefiniowane w systemie.
Rysunek 16. Lista umów, dla których definiowane będą zakresy numerów nadania.
3. Należy wskazać umowę, dla której rodzajów przesyłek definiowane będą zakresy numerów nadania.
4. Wybór przycisku <Pokaż> powoduje prezentację formatki „Zakresy numerów przeznaczonych dla umowy: …”, która umożliwia przydzielenie zakresów numerów nadania do określonych rodzajów przesyłek, zdefiniowanych dla wybranej umowy.
Rysunek 17. Rodzaje przesyłek dla umowy, którym można zdefiniować zakres numerów nadania.
5. Należy wskazać rodzaj przesyłki, dla którego definiowany będzie zakres numerów nadania.
6. Wybór przycisku <Pokaż> powoduje prezentację formatki „Zakresy numerów nadawczych dla typu przesyłki: …”, która umożliwia przydzielenie zakresów numerów nadania do określonych rodzajów przesyłek, zdefiniowanych w ramach wybranej umowy.
Rysunek 18. Lista zakresów numerów nadania zdefiniowanych dla konkretnego rodzaju przesyłki.
7. Wybór przycisku <Dodaj> powoduje prezentację formatki „Zakresy numerów”, która umożliwia zdefiniowanie zakresu numerów nadania dla wybranego wcześniej rodzaju przesyłki.
Rysunek 19. Formatka definiowania zakresu numerów nadania.
8. Tworząc nowy zakres numerów nadania należy wprowadzić pierwszy oraz ostatni numer nadania, z zakresu numerów nadania.
9. Wybór przycisku <Akceptuj> zapisuje zdefiniowany zakres numerów nadania w bazie danych systemu.
Uwaga
Konkretny rodzaj przesyłki, w ramach tej samej umowy, może mieć zdefiniowany więcej
niż jeden zakres numerów nadania.
6.5. Modyfikowanie umowy
Funkcjonalność modyfikowania umowy obejmuje swoim zakresem modyfikację danych opisujących samą umowę, modyfikację zakresu przypisanych rodzajów przesyłek, modyfikację zakresów numerów nadania przypisanych do tych rodzajów przesyłek.
6.5.1. Szczegóły umowy
1. W celu umożliwienia wprowadzenia zmian w definicji umowy należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. W wyświetlonej liście umów po wybraniu właściwej umowy należy wybrać przycisk <Edytuj>.
3. Zaprezentowana zostanie formatka prezentująca poprzednio zdefiniowane szczegóły opisujące tą umowę.
4. Po wprowadzeniu niezbędnych modyfikacji, wybór przycisku <Akceptuj> powoduje zapisanie wprowadzonych zmian do bazy danych systemu.
6.5.2. Przesyłki przypisane do umowy
1. W celu umożliwienia wprowadzenia zmian w zakresie rodzajów przesyłek przypisanych do umowy, należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. W wyświetlonej liście umów po wybraniu właściwej umowy należy wybrać przycisk <Rodzaj przesyłek>.
3. Zaprezentowana zostanie formatka prezentująca rodzaje przesyłek przypisane
do wybranej umowy.
4. Przypisanie rodzaju przesyłki do umowy lub jego usunięcie z umowy wykonywane jest poprzez zaznaczenie właściwego rodzaju przesyłki, a następnie wybranie przycisku <Akceptuj> lub <Usuń>.
5. Po wprowadzeniu niezbędnych modyfikacji, wybór przycisku <Zakończ> powoduje zapisanie wprowadzonych zmian, w zakresie rodzajów przesyłek przypisanych
do umowy, do bazy danych systemu.
6.5.3. Zakresy numerów nadania przypisanych do rodzaju przesyłki
1. W celu umożliwienia wprowadzenia zmian w zakresie numerów nadania przypisanych
do rodzajów przesyłek przypisanych do umowy, należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Nr nadania
2. W wyświetlonej liście umów po wybraniu właściwej umowy należy wybrać przycisk <Pokaż >.
3. Po wybraniu właściwego rodzaju przesyłki, wybór przycisku <Pokaż> powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych zakresów numerów nadania, dla tego rodzaju przesyłki.
4. Zmiany w zakresie przedziału numerów nadania wykonywane są za pomocą przycisków <Dodaj>, <Edytuj> lub <Usuń>.
5. Po wprowadzeniu niezbędnych modyfikacji, wybór przycisku <Akceptuj> powoduje zapisanie wprowadzonych zmian w zakresie numerów nadania, a późniejszy wybór przycisku <Zakończ> powoduje zamknięcie formatki prezentującej listę zakresów numerów nadania dla określonego rodzaju przesyłki.
6.6. Usunięcie umowy
1. W celu umożliwienia usunięcia zdefiniowanej umowy, należy uruchomić funkcję menu głównego:
Administracja → Umowy
2. W liście umów należy wskazać umowę, która powinna zostać usunięta.
3. Wybór przycisku <Usuń> prezentuje komunikat z pytaniem o usunięcie wybranej umowy, wymagające odpowiedzi użytkownika.
Rysunek 20. Pytanie wymagające odpowiedzi użytkownika.
4. Potwierdzenie usunięcia danych wcześniej wybranej umowy odbywa się poprzez wybór przycisku <Tak>.
7. Definiowanie adresata przesyłki
Funkcjonalność definiowania adresata przesyłki obejmuje swoim zakresem tworzenie nowego adresata, modyfikowanie danych istniejącego adresata oraz usunięcie danych istniejącego adresata. Funkcjonalność tworzenia adresata przesyłki dostępna jest dla użytkownika, któremu przyznano rolę ADMINISTRATOR.
7.1. Prezentowanie listy adresatów przesyłki
1. W celu wyświetlenia listy adresatów należy uruchomić funkcję menu głównego:
Przesyłki → Adresaci
2. Zaprezentowana zostanie formatka „Adresaci” prezentująca listę adresatów, jacy zostali zdefiniowani w systemie.
Rysunek 21. Lista adresatów zdefiniowanych w systemie.
3. Wybór przycisku <Zakończ> powoduje zamknięcie wyświetlonej formatki.
7.2. Dodanie nowego adresata przesyłki
1. W celu dodania nowego adresata należy uruchomić funkcję menu głównego:
Przesyłki → Adresaci
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę wszystkich adresatów zdefiniowanych w bazie danych.
3. W wyświetlonej formatce należy wybrać przycisk <Dodaj>.
4. Zaprezentowana zostanie formatka umożliwiająca wprowadzenie danych dla nowego adresata
Rysunek 22. Formatka umożliwiająca dodanie nowego adresata.
5. Należy wprowadzić następujące informacje o adresacie: Nazwa 1, Państwo, Ulica,
Nr domu, Kod pocztowy, Miejscowość. Wypełnienie pozostałych pól nie jest wymagane.
6. Wybór przycisku <Akceptuj> zapisuje nowego adresata w bazie danych systemu.
7.3. Dodanie nowego adresata na podstawie skopiowanej zawartości schowka
1. W celu dodania nowego adresata należy uruchomić funkcję menu głównego:
Przesyłki → Adresaci
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę wszystkich adresatów zdefiniowanych w bazie danych.
3. W wyświetlonej formatce należy wybrać przycisk <Dodaj>.
4. Zaprezentowana zostanie formatka umożliwiająca wprowadzenie danych dla nowego adresata
Rysunek 24. Formatka umożliwiająca dodanie nowego adresata.
5. Poza systemem EKN należy zaznaczyć, a następnie skopiować zaznaczony tekst będący danymi nowego adresata.
6. W formatce <Definicja adresata> należy wybrać przycisk <Wklej adresata>.
7. System EKN wypełni odpowiednie pola skopiowaną zawartością schowka pokazując te dane oraz umożliwiając wprowadzenie dodatkowych informacji.
Rysunek 24. Wstępnie wypełniona formatka nowego adresata.
8. Wybór przycisku <Akceptuj> zapisuje nowego adresata w bazie danych systemu.
Uwaga
Kopiowany do schowka tekst musi zachowywać określoną strukturę:
Linia 1: nazwa 1 i nazwa 2
Linia 2: ulica nr domu/ lokalu
Linia 3: kod pocztowy i miejscowość
Rysunek 26. Przykład kopiowanej zawartości.
7.4. Modyfikowanie danych istniejącego adresata przesyłki
1. W celu zmodyfikowania danych istniejącego adresata należy uruchomić funkcję menu głównego:
Przesyłki → Adresaci
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę wszystkich adresatów zdefiniowanych w bazie danych.
3. W wyświetlonej formatce należy wskazać konkretnego adresata, a następnie wybrać przycisk <Edytuj>.
4. Zaprezentowana zostanie formatka „Definicja adresata” z aktualnymi danymi opisującymi adresata (pola i przyciski widoczne na formatce są identyczne, jak w funkcji dodania nowego adresata).
5. Należy wprowadzić odpowiednie modyfikacje, a następnie potwierdzić je przyciskiem <Akceptuj>.
7.5. Usunięcie danych istniejącego adresata przesyłki
1. W celu usunięcia danych istniejącego adresata należy uruchomić funkcję menu głównego:
Przesyłki → Adresaci
2. W liście adresatów należy wskazać adresata, który powinien zostać usunięty.
3. Wybór przycisku <Usuń> prezentuje komunikat z pytaniem o usunięcie wybranego adresata, wymagający odpowiedzi użytkownika.
Rysunek 26. Pytanie wymagające odpowiedzi użytkownika.
4. Potwierdzenie usunięcia danych wcześniej wybranego adresata odbywa się poprzez wybór przycisku <Tak>.
Tematy pokrewne
• Definiowanie grup adresatów
• Przypisanie adresata do grupy adresatów
• Adresat typu Poste Restante
• Definiowania adresatów podobnych
• Porównywanie adresatów
• Importowanie adresatów z pliku
• Filtrowanie adresatów
• Dodanie nowego adresata podczas tworzenia przesyłki
8. Definiowanie przesyłki pocztowej
Funkcjonalność definiowania przesyłki pocztowej należy rozpatrywać w kontekście zbioru przesyłek. Zadaniem zbioru przesyłek, jest grupowanie przesyłek, które są rejestrowane
w określonym celu (np. przesyłki tworzone z myślą akcji marketingowej). W systemie może występować wiele zbiorów przesyłek, każdy zbiór przesyłek może zawierać wiele przesyłek tego samego lub różnego rodzaju. W odniesieniu do zbioru przesyłki wykonywane mogą być inne funkcje systemu np. generowanie wydruków lub eksport zbioru przesyłek do pliku.
Zbiór przesyłek identyfikowany jest poprzez jego nazwę, składającą się z daty oraz kolejnego nr w ramach dnia.
8.1. Utworzenie zbioru przesyłek
1. W celu utworzenia nowego zbioru przesyłek należy wybrać pozycję „Zbiory”, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu należy wybrać funkcję
„Dodaj zbiór”.
Rysunek 27. Pozycja „Zbiory” w głównym oknie systemu EKN.
2. Wyświetlona zostanie formatka „Definicja zbioru”
Rysunek 28. Tworzenie nowego zbioru przesyłek.
3. Podanie wartości pola „Opis” pełniło będzie funkcję pomocniczą w późniejszym okresie czasu, w identyfikacji zbiorów.
4. Wybór przycisku <Akceptuj> tworzy nowy zbiór przesyłek i otwiera formatkę „Definicja przesyłki”, w której definiowane są konkretne przesyłki pocztowe należące
do utworzonego zbioru.
Rysunek 29. Definiowanie nowej przesyłki.
5. Jeśli bezpośrednio po utworzeniu zbioru nie zostanie do niego przypisana żadna przesyłka, wówczas zbiór ten zostanie usunięty. Każdy zbiór przesyłek musi się składać przynajmniej z jednej przesyłki.
6. Wybór przycisku <Akceptuj> powoduje zapisanie nowej przesyłki i nowego zbioru przesyłek.
8.2. Tworzenie przesyłek różnego rodzaju
1. W formatce „Definicja przesyłki” możliwe jest utworzenie wielu przesyłek tego samego rodzaju lub różnych rodzajów.
2. Wybór rodzaju przesyłki dokonywany jest za pomocą listy wyboru „Rodzaj przesyłki”.
3. W zależności od wybranego rodzaju przesyłki, część okna zatytułowana, jako „Parametry przesyłki” składała się będzie z różnych pól (np. dla listu poleconego, paczki pocztowej, przesyłki pocztex).
4. Utworzenie przesyłki o tych samych parametrach (np. masa 250 g, kategoria ekonomiczna, usługa „Potwierdzenie odbioru”) przeznaczonej dla wielu różnych adresatów odbywa się poprzez:
a. Określenie parametrów przesyłki.
b. Wybór adresatów za pomocą zakładki „Adresat”.
5. Wybór przycisku <Akceptuj> powoduje utworzenie wspomnianych przesyłek
i pozostawia otwartą formatkę „Definicja przesyłki”, co umożliwia utworzenie kolejnych przesyłek przypisanych do tego samego zbioru.
8.3. Dodanie przesyłki do istniejącego zbioru przesyłek
1. W celu utworzenia nowych przesyłek, w istniejącym zbiorze przesyłek należy wybrać zbiór przesyłek, do którego mają być dodane nowe przesyłki, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu należy wybrać funkcję „Dodaj przesyłkę”.
Rysunek 31. Dodanie przesyłki do zbioru przesyłek.
2. Wyświetlona zostanie formatka „Definicja zbioru”, dzięki której możliwe jest utworzenie nowej przesyłki do zbioru przesyłek.
3. Definiowanie parametrów przesyłki i akceptacja jej utworzenia (przycisk <Akceptuj>), jest analogiczna jak w przypadku tworzenia przesyłki w nowym zbiorze przesyłek.
8.4. Tworzenie przesyłek nadawanych na podstawie umowy
1. Tworząc nową przesyłkę należy zdecydować o tym, czy taka przesyłka będzie nadana
w kontekście zawartej umowy, czy też poza nią.
2. Wyboru powiązania przesyłki z umową dokonuje się w formatce „Definicja przesyłki”
za pomocą pola „Umowa”.
Rysunek 32. Definiowanie nowej przesyłki.
3. Jeśli przesyłka ma być nadana na podstawie umowy, należy z listy rozwiniętej listy wybrać tą umowę. W przeciwnym wypadku należy wybrać „bez umowy”.
Rysunek 33. Wybór powiązania pomiędzy przesyłką, a umową.
4. Definiowanie pozostałych parametrów przesyłki i akceptacja jej utworzenia
(przycisk <Akceptuj>), jest analogiczna jak w przypadku tworzenia przesyłki w nowym zbiorze przesyłek.
8.5. Modyfikowanie utworzonej przesyłki
1. W celu zmodyfikowania utworzonej przesyłki należy w oknie głównym systemu wybrać zbiór przesyłek, w którym znajduje się przesyłka do zmiany, a następnie grupę rodzajów przesyłek.
Rysunek 34. Wyświetlenie grup przesyłek w zbiorze przesyłek.
2. Po prawej stronie okna głównego znajduje się lista przesyłek zawarta w grupie rodzajów przesyłek i zbiorze przesyłek (zbiór przesyłek może zawierać różne grupy rodzajów przesyłek).
3. Należy wybrać przesyłkę do modyfikacji, a następnie należy wybrać funkcję <Edytuj>.
Rysunek 35. Wywołanie funkcji modyfikowania danych wybranej przesyłki.
4. W efekcie wyświetlona zostanie formatka „Edycja/ Modyfikacja przesyłki pocztowej” prezentująca dane, jakie wcześniej zapisano dla utworzonej przesyłki, które można zmodyfikować (parametry przesyłki wraz z przypisanym adresatem).
5. Wybór przycisku <Akceptuj> powoduje zapisanie zmian przesyłki do bazy danych.
8.6. Usunięcie utworzonej przesyłki
1. W celu usunięcia utworzonej przesyłki należy w oknie głównym systemu wybrać zbiór przesyłek, w którym znajduje się przesyłka do usunięcia, a następnie grupę rodzajów przesyłek.
Rysunek 36. Wyświetlenie grup przesyłek w zbiorze przesyłek.
2. Po prawej stronie okna głównego znajduje się lista przesyłek zawarta w grupie rodzajów przesyłek i zbiorze przesyłek (zbiór przesyłek może zawierać różne grupy rodzajów przesyłek).
3. Należy wybrać przesyłkę, która ma zostać usunięta, a następnie należy wybrać funkcję <Usuń>.
Rysunek 37. Wywołanie funkcji usuwania wybranej przesyłki.
4. Wybór przycisku <Usuń> prezentuje komunikat z pytaniem o usunięcie wybranej przesyłki.
Rysunek 38. Pytanie wymagające odpowiedzi użytkownika.
5. Potwierdzenie usunięcia danych wcześniej wybranej przesyłki odbywa się poprzez wybór przycisku <Tak>.
8.7. Usunięcie zbioru przesyłek
1. W celu usunięcia zbioru przesyłek, a więc i wszystkich przesyłek zawartych w tym zbiorze, należy w oknie głównym systemu wybrać zbiór przesyłek, który ma zostać usunięty.
2. Kliknięcie prawym klawiszem myszki na tym zbiorze powoduje wywołanie menu,
z którego należy wybrać funkcję „Usuń zbiór”.
Rysunek 39. Wyświetlenie grup przesyłek w zbiorze przesyłek.
3. Wybór tej funkcji prezentuje formatkę z pytaniem systemu o usunięcie wybranego zbioru przesyłek.
Rysunek 40. Pytanie wymagające odpowiedzi użytkownika.
4. Potwierdzenie usunięcia wybranego zbioru przesyłek odbywa się poprzez wybór przycisku <Tak>.
Tematy pokrewne
• Statusy zbiorów przesyłek
• Przesyłki niestemplowane
• Informowanie o wolnych nr nadania
• Wyszukiwanie przesyłek
• Renumeracja przypisanych numerów nadania
• Modyfikowanie opisu zbioru przesyłek
• Usunięcie opisu zbioru przesyłek
• Scalanie zbiorów przesyłek
• Dodawanie przesyłki w liście przesyłek
• Usunięcie grup przesyłek
• Różne sposoby wywoływania funkcji dla przesyłek i zbiorów
9. Generowanie wydruków dla przesyłek
Funkcjonalność generowania wydruków z systemu EKN umożliwia wysłanie na drukarkę wydruków wymaganych w procesie nadawania przesyłek pocztowych. Aktualnie dostępne są następujące rodzaje wydruków:
• Pocztowa Książka Nadawcza
• Adres pomocniczy dla paczki pocztowej
• Adres pomocniczy dla przesyłki pobraniowej
• Adres pomocniczy dla E-PRZESYŁKI
• Blankiet wpłaty kwoty pobrania
• Nadruki na kopertach
• Nalepki adresowe
9.1. Pocztowa Książka Nadawcza
1. W celu wygenerowania wydruku „Pocztowej Książki Nadawczej” należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → Pocztowa książka nadawcza
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę wyeksportowanych zbiorów przesyłek.
Rysunek 41. Lista zbiorów przesyłek.
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
4. System wyśle wydruk „Pocztowej Książki Nadawczej” na domyślną drukarkę zdefiniowaną dla systemu EKN.
9.2. Adres pomocniczy paczki pocztowej
1. W celu wygenerowania wydruku „Adresu pomocniczego dla paczki pocztowej” należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → Paczka pocztowa krajowa
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek
Rysunek 42. Lista zbiorów przesyłek.
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
4. System wyśle wydruk „Adresu pomocniczego” na domyślną drukarkę zdefiniowaną
dla systemu EKK.
9.3. Adres pomocniczy przesyłki pobraniowej
1. W celu wygenerowania wydruku „Adresu pomocniczego dla przesyłki pobraniowej” należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → Przesyłka pobraniowa
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek
Rysunek 43. Lista zbiorów przesyłek.
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, zaznaczyć pole „Adres pomocniczy” (upewniając się, że pozostałe pola nie są zaznaczone) a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
4. System wyśle wydruk „Adresu pomocniczego” na domyślną drukarkę zdefiniowaną
dla systemu EKK.
Uwaga
Możliwe jest takie skonfigurowanie wydruku, aby razem z adresem pomocniczym dla przesyłki pobraniowej drukowany był blankiet wpłaty na rachunek bankowy i/ lub adres pocztowy.
9.4. Adres pomocniczy E-PRZESYŁKI
1. W celu wygenerowania wydruku „Adresu pomocniczego dla E-PRZESYŁK” należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → E-przesyłka
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek
Rysunek 44. Lista zbiorów przesyłek.
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, zaznaczyć pole „Adres pomocniczy” (upewniając się, że pozostałe pola nie są zaznaczone) a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
4. System wyśle wydruk „Adresu pomocniczego” na domyślną drukarkę zdefiniowaną dla systemu EKK.
Uwaga
Możliwe jest takie skonfigurowanie wydruku, aby razem z adresem pomocniczym dla e-przesyłki drukowany był blankiet wpłaty na rachunek bankowy i/ lub adres pocztowy.
9.5. Blankiet wpłaty kwoty pobrania
1. W celu wygenerowania wydruku blankietu kwoty pobrania na rachunek bankowy lub na adres pocztowy, dla przesyłki pobraniowej lub e-przesyłki, należy uruchomić odpowiednią funkcję menu głównego:
Wydruki → Przesyłka pobraniowa
lub
Wydruki → E-przesyłka
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek dla przesyłki pobraniowej lub dla e-przesyłki.
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, zaznaczyć pole „Wpłata na rachunek” i/ lub „Wpłata na dares” (upewniając się, że pole „Adres pomocniczy” nie jest zaznaczone),
a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
4. System wyśle wydruk „Blankietu wpłaty” na rachunek bankowy i/ lub na adres pocztowy na domyślną drukarkę zdefiniowaną dla systemu EKK.
Uwaga
Możliwe jest takie skonfigurowanie wydruku, aby razem z blankietem wpłaty drukowany był adres pomocniczy.
1. W celu wygenerowania nadruku na kopercie należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → Koperty
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek
Rysunek 45. Lista zbiorów przesyłek
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, a następnie należy wybrać przycisk <Koperty>.
4. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę przesyłek listowych znajdujących się we wcześniej wybranym zbiorze przesyłek.
Rysunek 46. Lista przesyłek zawartych w zbiorze przesyłek.
5. Należy wybrać konkretną przesyłkę i określić typ koperty, a następnie należy wybrać przycisk <Drukuj>.
6. System wyśle wydruk koperty na wybraną drukarkę.
Tematy pokrewne:
- Nadruk na kopercie dla przesyłki reklamowej
- Nadruk na kopercie dla przesyłki aglomeracja
1. W celu wygenerowania wydruku nalepki adresowej należy uruchomić funkcję menu głównego:
Wydruki → Nalepki adresowe
2. Wyświetlona zostanie formatka za pomocą, której dokonuje się wyboru adresatów, dla których drukowane będą nalepki adresowe.
Rysunek 47. Formatka wyboru adresatów dla nalepek adresowych.
3. Należy zdefiniować parametry filtra, a następnie wybrać przycisk <Filtruj>.
4. Formatka „Nalepki adresowe” zostanie przełączona na zakładkę „Wyniki filtrowania”, gdzie zaprezentowana będzie lista adresatów spełniających zdefiniowane kryteria filtra.
Rys. 48. Lista adresatów spełniających kryteria filtrowania.
5. Należy wybrać adresatów, którzy mają być uwzględnieni w wydruku nalepek,
wybrać format nalepki, a następnie wybrać przycisk <Drukuj>.
6. System wyśle wydruk nalepek adresowych dla wskazanych adresatów na wybraną drukarkę.
Tematy pokrewne:
- Wywoływanie podglądu wydruku
- Wielokrotne potwierdzenie odbioru
- Uzupełnianie potwierdzenia odbioru o datę i miejsce nadania
- Wydruki zbiorcze
- Wydruki pojedyncze
- Wydruki adresów pomocniczych i blankietów wpłat
Funkcjonalność systemu EKN umożliwia przekazywanie informacji o przesyłkach w postaci elektronicznej. Oznacza to przekazanie informacji o przesyłkach do nadania oraz odebrania informacji o przesyłkach nadanych.
10.1. Utworzenie pliku przesyłek do nadania
1. W celu utworzenia pliku przesyłek do nadania należy uruchomić funkcję menu głównego:
Eksport/ import → Eksport → Eksport zbiorów
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę zbiorów przesyłek
Rysunek 48. Lista zbiorów przesyłek "do nadania".
3. Należy wybrać konkretny zbiór przesyłek, a następnie należy wybrać przycisk <Wykonaj>.
4. W wyniku wykonania tej funkcji utworzony zostanie plik przesyłek do nadania, co zostaje potwierdzone wyświetlonym komunikatem.
Rysunek 49. Potwierdzenie utworzenia pliku przesyłek "do nadania".
5. Plik ten należy w dostępny sposób przekazać do systemu Poczta 2000.
10.2. Zaimportowanie pliku przesyłek nadanych
1. W celu zaimportowania pliku przesyłek nadanych należy uruchomić funkcję menu głównego:
Eksport/ import → Import → Import przesyłek nadanych z systemu POCZTA
2. Wyświetlona zostanie formatka prezentująca listę plików przesyłek nadanych, które można zaimportować w systemie EKN.
Rysunek 50. Lista zbiorów przesyłek "nadanych".
3. Należy wybrać konkretny plik przesyłek nadanych, a następnie należy wybrać przycisk <Wykonaj>.
4. W wyniku wykonania tej funkcji informacje o przesyłkach nadanych zostaną zaimportowane w bazie danych systemu EKN, co zostanie potwierdzone stosownym komunikatem.
Rysunek 51. Potwierdzenie zaimportowania pliku przesyłek "nadanych".
Tematy pokrewne:
- Eksport adresatów do pliku
- Usunięcie zbiorów przesyłek nadanych
- Import przesyłek z pliku
- Import adresatów z pliku